Efficiënt of effectief? Wat is belangrijk en wat heeft haast?
Voor mij is het belangrijk dat ik af en toe even wat rust krijg. Twee weken mocht ik genieten van een vakantie in Turkije. En hoewel ik besloten had gewoon te blijven schrijven, liep het, deels ongewild, toch anders. De internetverbinding ter plaatse was namelijk niet zo goed. Hoe erg hè. Twee weekjes schrijfvakantie was dus een mooi neveneffect. Soms krijg je wat je niet vraagt omdat je het toch nodig hebt. En ja, eenmaal terug werd ik verkouden en had ik moeite weer in het ritme te komen. Ken je dat? Je hebt een leuke vakantie gehad en eigenlijk kost het je dan moeite om weer vol aan de slag te gaan. Dan is het voor mij als zelfstandig ondernemer toch nog niet zo gemakkelijk om mezelf weer gelijk vol te motiveren. Inmiddels ben ik terug aan het werk. En het ritme begint vanzelf weer te komen.
Hoewel ik het over prioriteiten wil hebben, kom ik toch nog even terug op de vorige blog over communicatie. Want wat gebeurde er? Deze afgelopen weken liep ik zelf weer tegen iets aan. Gelukkig wel iets leuks.
Een vriendin van mijn dochter was ook een paar dagen mee op vakantie. Na een lekker ontbijtje lopen zij en ik samen over het vakantiepark. Op een moment zegt ze tegen mij: 'hier heb ik nog niet gelegen'. Terwijl ze dit zegt, kijk ik naar een grasveld en zeg: 'ik ook niet'. Even later zie ik iets verder weg achter het grasveldje een zwembad liggen. Ik schiet in de lach en zeg tegen haar dat ik dacht dat ze het grasveldje bedoelde, maar dat ik nu het zwembad zie liggen. Natuurlijk bedoelde ze dat. We hebben hartelijk gelachen samen. Kleine dingen kunnen dus al tot verrassende situaties leiden.
Maar goed, de prioriteiten dus.
Ik werkte vaak voor meerdere personen. En natuurlijk vonden ze allemaal dat hun eigen werk de meeste prioriteit had. Ik kan me nog herinneren dat ik vroeger af en toe een fikse discussie had over wat wanneer gebeuren moest. Meestal kon ik zelf wel inschatten wat het eerste moest gebeuren. En toch was ik het op een gegeven moment wel zat. Toen er weer iemand aan mijn bureau stond en verkondigde dat zijn werk eerst moest, heb ik gezegd dat ik op dat moment voor beiden geen werk meer zou doen. En dat ze maar samen de volgorde van de werkzaamheden moesten bepalen. Pas toen ze samen kwamen vertellen wanneer wat gebeuren moest, ben ik voor ze aan de slag gegaan.
In veel van mijn banen had ik meerdere (drukke) taken.
Dat maakte dat ik ook zelf prioriteiten moest bepalen. Meestal deed ik dat in de ochtend als ik binnenkwam. 's avonds gooide ik al het werk wat er nog lag op een grote hoop in het bovenste brievenbakje en 's morgens als ik binnenkwam bracht ik er structuur in: wat had haast èn was belangrijk? Dat kwam eerst. Daarna datgene wat belangrijk was en tot slot datgene wat haast had. De rest van het werk kwam onderop. Meestal kwam ik daar niet aan toe op dezelfde dag.
Dit heeft te maken met effectiviteit en efficiëntie. Bij efficiëntie gaat het erom de dingen die je doet op de juiste manier te doen (doelmatigheid), zodanig dat projecten binnen de gestelde tijd voltooid worden en voldoen aan de gestelde normen. Effectiviteit gaat net een stapje verder. Hierbij gaat het erom de juiste dingen te doen (doeltreffendheid). En de juiste dingen hebben dan weer te maken met wat wezenlijk en werkelijk belangrijk is in je werk of je leven. Die dingen die van belang zijn voor jou of jouw werk dus.
Natuurlijk komt er nog meer bij kijken. Ook de manier waarop je zelf reageert telt: schiet je in de stress? Vroeger had ik nog wel de neiging in de stress te schieten. Hoe krachtiger ik werd en hoe meer zelfvertrouwen ik kreeg, hoe minder dat gebeurde. En dan blijkt, dat ik sneller werk als ik rustig blijf. En dat geldt waarschijnlijk voor (bijna) iedereen. Een beetje druk werkt motiverend, maar stress is te veel en brengt je van je stuk.
Hoe is dat voor jou?
Meer weten? Espracom verzorgt verschillende trainingen speciaal gericht op secretaresses. Efficiënte samenwerking en een goed contact spelen hierbij een grote rol. Kijk op www.espracom.nl voor meer informatie.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten